Aparência
Fechamentos
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Depois de concluir um fechamento, o espelho de ponto de cada colaborador é gerado em PDF e cai numa fila. Aqui o RH confere os PDFs, envia para assinatura e, quando a pessoa já saiu da empresa, registra a entrega em mãos.
Antes de começar
Observação
A fila só recebe espelhos de fechamentos já concluídos no Pré-fechamento. Nada é enviado ao colaborador antes de você clicar em enviar.
Permissão: Admin RH e Analista RH.
Passo a passo
- Abra Fechamentos. A tela lista os espelhos não enviados por colaborador e competência. Se algum espelho não foi gerado, aparece o aviso "N espelhos não foram gerados" com o botão Gerar agora.
- Confira. O botão Conferir abre o PDF do espelho.
- Envie. Enviar fila manda todos para assinatura; Enviar selecionados manda só os marcados. Os colaboradores são notificados e assinam em Meus documentos.
- Acompanhe. A lista de enviados mostra o status: Aguardando assinatura, Assinado (com data e hora) ou Entregue em mãos.
Passo a passo: entrega em mãos
Quem foi desligado perde o acesso ao app, então o espelho do último período nunca chegaria por lá.
- Clique em Registrar entrega na linha do colaborador.
- Informe como foi entregue (opcional) e confirme.
O espelho sai da fila de envio, e fica registrado quem registrou, quando e como. A entrega só pode ser registrada uma vez, e espelho já assinado no app não aceita o registro.
Regras que a tela aplica
Atenção
- Excluir um espelho da fila é permanente: ele não volta sozinho e não é enviado.
- Cancelar solicitação exclui o espelho enviado: ele deixa de aparecer em Meus documentos, a notificação some e ele não volta para a fila. Espelho já assinado não é afetado.
- Registrar a entrega em mãos é diferente de enviar pelo aplicativo; o sistema registra qual dos dois aconteceu.
Como o colaborador assina
No portal, em Meu ponto › Assinar espelho (aparece quando há fechamento), ele escolhe a competência, usa Ver espelho e confirma. A tela lembra que só competências fechadas pelo RH podem ser assinadas e que assinar confirma recebimento e leitura, não concordância com tudo; divergências são tratadas com o RH. A assinatura fica registrada e não pode ser desfeita. O espelho enviado pela fila também pode ser assinado em Meus documentos.
O que acontece depois
O espelho assinado fica guardado com a evidência. A contabilidade pode receber os PDFs por e-mail se a filial ativar Enviar o fechamento à contabilidade automaticamente (Configurações › Empresa › Filiais).
Perguntas frequentes
O espelho não foi gerado. Use Gerar agora. Quem falhar é tentado de novo na rotina automática seguinte.